Como assinar documentos digitalmente: gov.br, PDF e certificado digital

Imprimir, assinar à mão, escanear e enviar de volta é cada vez menos necessário. Hoje é possível assinar contratos, declarações e formulários de forma digital, com validade jurídica em muitos casos. No Brasil, há inclusive uma opção gratuita oferecida pelo governo federal. Mas nem toda assinatura digital tem o mesmo valor, então vale entender as diferenças.

Tipos de assinatura eletrônica

A legislação brasileira (Lei nº 14.063/2020, para interações com o poder público) classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis:

• Simples: identifica quem assina de forma básica, como um clique em "aceito" ou uma imagem de assinatura em um PDF.
• Avançada: usa mecanismos que associam a assinatura a uma pessoa de forma única, com controle exclusivo dela. A assinatura pelo gov.br se enquadra nesse tipo.
• Qualificada: usa certificado digital ICP-Brasil, o nível com maior presunção de validade jurídica.

Qual tipo é exigido depende do documento e de quem vai recebê-lo. Na dúvida, pergunte ao órgão, empresa ou cartório que vai receber o documento.

Assinatura gratuita pelo gov.br

Quem tem conta gov.br com nível de confiabilidade prata ou ouro pode assinar documentos digitalmente de graça, pelo serviço de assinatura do gov.br.

1. Acesse o serviço de assinatura eletrônica no portal gov.br e entre com sua conta.
2. Envie o documento (geralmente em PDF ou outros formatos aceitos).
3. Posicione a assinatura no documento.
4. Confirme com o código enviado ao seu celular pelo aplicativo gov.br.
5. Baixe o documento assinado.

Para subir o nível da conta para prata ou ouro, é possível validar os dados por meio de bancos credenciados, biometria facial no aplicativo ou certificado digital, conforme as opções oferecidas no próprio gov.br. A aceitação dessa assinatura por empresas privadas pode variar; confirme antes.

Assinar PDFs em aplicativos

Leitores de PDF gratuitos, como o Adobe Acrobat Reader e outros, permitem preencher formulários e inserir uma assinatura desenhada ou uma imagem da assinatura. Isso é uma assinatura eletrônica simples: útil para documentos do dia a dia, mas com menor força jurídica que as outras.

Plataformas de assinatura

Serviços especializados de assinatura eletrônica registram e-mail, IP, data, hora e, às vezes, documentos e fotos de quem assina, gerando um relatório de auditoria. São muito usados por empresas para contratos. Costumam ter planos pagos, alguns com uso gratuito limitado.

Certificado digital (ICP-Brasil)

O certificado digital é uma identidade eletrônica emitida por autoridades certificadoras credenciadas, após validação presencial ou por videoconferência. É exigido em várias situações, como para empresas no envio de obrigações fiscais e em alguns atos de cartório. Existem certificados em arquivo instalado no computador e em mídia física (cartão ou token), com validade definida.

Assinatura no celular

O serviço de assinatura do gov.br funciona também pelo navegador do celular, e muitos aplicativos de PDF permitem assinar com o dedo na tela. Para documentos importantes, prefira fazer no computador, onde fica mais fácil conferir o documento inteiro antes de assinar.

Quem precisa assinar

Quando o documento exige a assinatura de várias pessoas, cada uma pode assinar o mesmo PDF em sequência, pelo gov.br ou por plataformas de assinatura. Combine a ordem antes, para não haver versões diferentes circulando.

Como conferir uma assinatura

Documentos assinados digitalmente podem ser verificados em validadores oficiais, como o Verificador de Conformidade do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), que confere assinaturas ICP-Brasil e do gov.br. Leitores de PDF também mostram informações sobre a assinatura.

Cuidados

• Leia o documento inteiro antes de assinar, como faria no papel.
• Não altere um PDF depois de assinado: alterações invalidam a assinatura digital.
• Proteja a conta gov.br com senha forte e verificação em duas etapas.
• Desconfie de links recebidos por mensagem pedindo para "assinar com urgência".

Precisa editar o documento antes de assinar? Veja como converter PDF para Word e as alternativas gratuitas ao Office.

Este conteúdo é informativo. Para situações jurídicas específicas, consulte um advogado ou o órgão responsável.