Método GTD: como organizar tarefas e liberar a cabeça

Contas a pagar, e-mails para responder, ideias de projetos, compras do mercado, prazos do trabalho: quando tudo isso fica só na cabeça, a sensação é de sobrecarga constante e de que algo está sempre sendo esquecido. O GTD (Getting Things Done, algo como "fazendo as coisas acontecerem") é um método de organização pessoal criado pelo consultor norte-americano David Allen, apresentado no livro de mesmo nome. A ideia central é simples: tirar os compromissos da cabeça e colocá-los em um sistema confiável.

Por que tirar da cabeça

A memória é ótima para ter ideias, mas ruim para guardar listas. Tarefas pendentes "soltas" na mente geram preocupação e lembranças nos momentos errados, como lembrar de pagar uma conta no meio da noite. Quando tudo está registrado em um lugar confiável, a mente fica livre para se concentrar no que você está fazendo agora.

As cinco etapas

1. Capturar

Anote tudo o que exige sua atenção, grande ou pequeno, em uma "caixa de entrada": um caderno, um aplicativo de notas ou de tarefas. Não organize ainda; apenas registre. O importante é ter poucos pontos de captura, que você sempre revisa.

2. Esclarecer

Periodicamente, processe a caixa de entrada item por item, perguntando: isso exige uma ação?

• Não: descarte, arquive como referência ou guarde em uma lista de "algum dia/talvez".
• Sim: qual é a próxima ação concreta? Se leva menos de dois minutos, faça na hora. Se não, delegue ou adie para as listas.

"Organizar a festa" não é uma ação; "ligar para o salão e perguntar o preço" é. Definir a próxima ação física e concreta é um dos segredos do método.

3. Organizar

Coloque cada item no lugar certo:

• Projetos: qualquer resultado que exige mais de uma ação.
• Próximas ações: listas por contexto, como "computador", "telefone", "rua", "casa".
• Aguardando: coisas que dependem de outras pessoas.
• Agenda: apenas o que tem dia e hora marcados. Veja como usar o Google Agenda.
• Algum dia/talvez: ideias para o futuro.
• Referência: informações úteis, sem ação.

4. Refletir (revisão semanal)

Uma vez por semana, revise tudo: esvazie as caixas de entrada, atualize os projetos, confira as listas e a agenda. A revisão semanal é o que mantém o sistema confiável. Sem ela, as listas ficam desatualizadas e você volta a depender da memória.

5. Engajar (executar)

Na hora de agir, escolha o que fazer considerando o contexto (onde você está e que ferramentas tem), o tempo disponível, sua energia no momento e as prioridades.

Ferramentas

O GTD funciona com papel ou com aplicativos. O importante é usar o sistema com regularidade. Aplicativos de lista de tarefas com projetos e etiquetas se adaptam bem ao método; veja aplicativos de lista de tarefas.

Erros comuns

• Capturar e nunca processar: a caixa de entrada vira uma lista infinita.
• Tarefas vagas: itens como "resolver o carro" geram adiamento; escreva a próxima ação concreta.
• Agenda cheia de tarefas sem horário real: a agenda deve conter só o que precisa acontecer naquele dia.
• Pular a revisão semanal.
• Complicar demais: comece simples, com uma caixa de entrada, uma lista de próximas ações e a revisão semanal.

A regra dos dois minutos

Uma das ideias mais populares do GTD é simples: se uma tarefa leva menos de dois minutos, faça-a imediatamente, em vez de anotá-la. Responder a uma mensagem rápida, guardar um documento ou marcar uma consulta muitas vezes leva menos tempo do que registrar e revisar a tarefa depois.

Como começar

1. Reserve uma hora e anote tudo o que está na sua cabeça.
2. Processe cada item com a pergunta "isso exige ação?".
3. Monte suas listas.
4. Marque na agenda a revisão semanal.

Combine com técnicas de foco, como blocos de trabalho sem interrupção, e com atalhos de teclado para ganhar tempo no computador.